Regulamin serwisu sprzetfirmowy.pl

§ 1. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

• Usługodawca / Operator — Ozone365 Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Stanisława Staszica 1D / U2, 05-804 Pruszków, NIP: 5342630474, KRS: 0000871376, REGON: 387636436, kapitał zakładowy 10 000 PLN w pełni opłacony.
• Usługobiorca / Klient — Przedsiębiorca, na rzecz którego Usługodawca świadczy Usługę. Serwis jest dedykowany wyłącznie podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą (B2B).
• Przedsiębiorca — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, której ustawa przyznaje zdolność prawną, zawierająca umowę w ramach swojej działalności gospodarczej lub zawodowej (art. 43¹ Kodeksu cywilnego).
• Przedsiębiorca-Konsument — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego — do takiej osoby stosuje się odpowiednio część przepisów konsumenckich (art. 385⁵, art. 556⁴ i 556⁵ k.c.).
• Serwis / Aplikacja — serwis internetowy dostępny pod adresem app.sprzetfirmowy.pl wraz ze stroną informacyjną sprzetfirmowy.pl.
• Usługa — elektroniczne świadczenie polegające na udostępnieniu Klientowi aplikacji typu Asset Management służącej do prowadzenia ewidencji sprzętu firmowego, oznaczania go kodami QR, rejestrowania ruchu sprzętu między pracownikami i lokalizacjami, zarządzania rezerwacjami, wypożyczeniami zewnętrznymi, generowania raportów i alertów oraz korzystania z opcjonalnego asystenta AI — zgodnie z funkcjonalnością wybranego Planu.
• Konto — zbiór danych Klienta w Serwisie obejmujący w szczególności: dane firmy (NIP, nazwa, adres), Członków konta (osoby logujące się mailem do panelu), Pracowników z PIN-em (osoby z PIN-em, działające tylko po skanie QR), Sprzęt (wraz z lokalizacjami, kategoriami, polami dodatkowymi i instrukcjami), historię operacji w postaci Dziennika audytu oraz ustawienia prywatne.
• Członek konta — osoba upoważniona przez Klienta (Właściciel konta lub osoba zaproszona) do logowania się do panelu Usługi przez Magic Link lub konto Google. Każdy Członek konta ma indywidualny zestaw uprawnień (17 flag granularnych).
• Właściciel konta — Członek konta oznaczony w bazie jako isMainAccount = true — założyciel konta firmy. Posiada wszystkie uprawnienia (lock + bypass), zarządza subskrypcją oraz może kasować Konto.
• Pracownik z PIN-em — osoba dodana przez Klienta wyłącznie do wykonywania akcji terenowych (Pobieram, Zwracam, Zgłoś zagubiony, Zgłoś uszkodzony) po skanie QR. Loguje się PIN-em (4–10 cyfr), nie ma dostępu do panelu.
• Sprzęt — pojedynczy fizyczny przedmiot dodany przez Klienta do bazy, posiadający unikalny identyfikator (inventoryNumber) i opcjonalnie dodatkowe pola, zdjęcie, instrukcję, kategorię i lokalizację.
• Plan — zakres funkcjonalności i limitów wybrany przez Klienta (Free, Basic, Pro, Max, Vip).
• Okres próbny / Okres próbny — 90-dniowy bezpłatny okres testowy, przyznawany jednorazowo w chwili pierwszego wyboru płatnego Planu przez Klienta, bez konieczności podawania karty płatniczej. W trakcie Okresu próbnego Klient może swobodnie przełączać się między dowolnymi płatnymi Planami i korzystać z pełnej funkcjonalności aktualnie wybranego Planu. Okres próbny jest powiązany z Kontem i nie ulega odnowieniu.
• Dziennik audytu — niemodyfikowalna historia zdarzeń biznesowych w Koncie (każdy skan QR, każda zmiana sprzętu, członka, ustawień, planu) z metadanymi: kto, kiedy.
• Wypożyczalnia — funkcjonalność dostępna od planu Max, pozwalająca na rejestrowanie wypożyczeń sprzętu klientom zewnętrznym (osobom / firmom spoza organizacji Klienta), z umową, kaucją, terminem zwrotu i alertami przeterminowania.
• Asystent AI — opcjonalna funkcja czatu w naturalnym języku z bazą Klienta, oparta o model Google Gemini przez Firebase Extensions / Vertex AI. Wykonuje wyłącznie zapytania odczytujące dane Klienta (z wyjątkiem propozycji rezerwacji w koszyku draftów, wymagających akceptacji człowieka). Każde wywołanie liczone jest do limitu zapytań/mc Planu.
• Strefa „Zagubione / Znalezione" — publiczna część karty Sprzętu wyświetlana po skanie QR przez osobę niezalogowaną. Może zawierać: numer telefonu kontaktowego firmy, e-mail, logo, własny tekst Klienta („Znalazłeś? Zadzwoń: ..."). Konfigurowane przez Klienta w ustawieniach.
• Mechanizm zapobiegania nadużywaniu Okresu próbnego — mechanizm zachowania zhashowanego identyfikatora e-maila Właściciela konta oraz NIP-u firmy przez 18 miesięcy po kasacji Konta, w celu zapobiegania cyklicznemu nadużywaniu Okresu próbnego. Patrz § 15.
• Zawieszenie Konta — stan, w którym Usługa jest czasowo wstrzymana: Usługodawca nie wysyła automatycznych alertów ani raportów, Klient nie może dodawać nowego Sprzętu ani uruchamiać akcji wymagających Planu (np. AI), jednak wszystkie wcześniej dodane dane są zachowane i oczekują na reaktywację.
• RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
• Regulamin — niniejszy dokument.

§ 2. Postanowienia ogólne — zakres usługi i ograniczenie terytorialne

1. Regulamin określa warunki świadczenia Usługi przez Usługodawcę na rzecz Klientów B2B (Przedsiębiorców).
2. Serwis nie jest udostępniany Konsumentom w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego — założenie Konta wymaga podania NIP firmy. Przepisy o ochronie konsumenta stosuje się odpowiednio do Przedsiębiorców-Konsumentów (jednoosobowa działalność gospodarcza, zakup niezwiązany zawodowo) w zakresie wymaganym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
3. Ograniczenie terytorialne (wersja 1.0): sprzedaż i obsługa Usługi prowadzona jest wyłącznie na rzecz Klientów z Polski — Przedsiębiorców z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Klienci spoza Polski mogą zarejestrować Konto w Planie Free, ale nie mogą wykupić płatnego Planu.
4. Rozpoczęcie korzystania z Usługi oznacza akceptację Regulaminu i Polityki Prywatności.
5. Wszelka komunikacja między stronami odbywa się drogą elektroniczną, na adres e-mail Członków konta podany przy rejestracji oraz pod adresem support@sprzetfirmowy.pl po stronie Usługodawcy.
6. Korzystanie z Serwisu wymaga dostępu do Internetu, nowoczesnej przeglądarki (Chrome, Firefox, Safari, Edge w aktualnej wersji) oraz adresu e-mail. Aplikacja jest typu PWA — działa w przeglądarce telefonu, bez instalowania natywnej apki na pracowników skanujących QR.
7. Serwis wykorzystuje narzędzia analityki internetowej Google Analytics 4 w celu mierzenia ruchu i optymalizacji produktu. Analityka aktywuje się wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze plików cookies. Szczegóły w Polityce Prywatności.

§ 3. Rejestracja Konta i okres próbny

1. Rejestracja odbywa się pod adresem app.sprzetfirmowy.pl przez Magic Link (link wysyłany na e-mail) lub konto Google.
2. Onboarding wymaga uzupełnienia danych firmy: NIP, nazwa, adres siedziby. NIP jest weryfikowany w Białej Liście VAT (Ministerstwo Finansów) — jeśli weryfikacja jest pozytywna, dane firmy są automatycznie pobierane. Klient może wpisać dane ręcznie z explicit potwierdzeniem reprezentacji firmy (anti-misuse).
3. Plan Free jest dostępny od momentu założenia Konta — bezterminowy, do 10 sprzętów, bez Asystenta AI w trybie data ani Wypożyczalni.
4. Okres próbny — zasady:
   • Każde Konto ma prawo do jednego, 90-dniowego okresu próbnego, bez podawania karty płatniczej.
   • Okres próbny uruchamia się automatycznie przy pierwszym wyborze dowolnego płatnego Planu (Basic, Pro, Max lub Vip) w Serwisie. Do momentu tego wyboru Konto działa w Planie Free z jego limitami.
   • W trakcie trwania Okresu próbnego Klient może swobodnie przełączać się między płatnymi Planami i korzysta z pełnej funkcjonalności aktualnie wybranego Planu.
   • Data zakończenia Okresu próbnego jest ustawiana jednorazowo i nie ulega przedłużeniu przy żadnej kolejnej zmianie Planu — w szczególności przejście na Plan Free, a następnie ponownie na płatny, nie resetuje Okresu próbnego.
   • Po zakończeniu Okresu próbnego, jeśli Klient nie opłacił wybranego Planu, Konto przechodzi w stan Zawieszenia: Klient nie traci danych, ale nie może korzystać z funkcji wymagających Planu (np. dodanie 11. sprzętu poza limit Free, AI Assistant w trybie data, Wypożyczalnia). W dowolnym momencie Klient może:
     • opłacić wybrany płatny Plan — Konto odzyskuje pełną funkcjonalność,
     • ręcznie przejść na Plan Free — w przypadku przekroczenia limitu sprzętu Klient zobowiązany jest najpierw samodzielnie usunąć Sprzęt wykraczający poza limit (do 10 pozycji); usunięty Sprzęt jest archiwizowany lub trwale usuwany zgodnie z wyborem Klienta,
     • usunąć Konto (§ 14).
5. Klient może w dowolnym momencie wrócić do Planu Free, niezależnie od statusu Okresu próbnego.
6. Mechanizm zapobiegania nadużywaniu Okresu próbnego — patrz § 15: Klient, który wcześniej kasował Konto i wraca po pewnym czasie, może otrzymać Konto bez prawa do Okresu próbnego (wyłącznie Plan Free), jeżeli zachowane hashe pasują do podanych przy nowej rejestracji NIP-u lub e-maila Właściciela konta.
7. Jedno Konto = jedna firma (jeden NIP). Możliwe jest dodanie wielu Członków konta (osób logujących się do panelu) i Pracowników z PIN-em (osób z PIN-em) — patrz § 7.

§ 4. Zakres usług i ograniczenia techniczne

1. Usługa obejmuje w szczególności:
   • prowadzenie ewidencji Sprzętu z unikalnymi identyfikatorami i kodami QR,
   • rejestrowanie operacji terenowych (Pobieram / Zwracam / Zgłoś zagubiony / Zgłoś uszkodzony) po skanie QR + PIN pracownika,
   • zarządzanie pracownikami (Członków konta + Pracownicy z PIN-em) z 17 granularnymi uprawnieniami,
   • rezerwacje Sprzętu na konkretne daty z osią czasu konfliktów,
   • generowanie i archiwizację etykiet QR w PDF,
   • opcjonalne pola dodatkowe per Sprzęt + dropdown'y wartości,
   • opcjonalny moduł Wypożyczalni (od planu Max) — wypożyczanie klientom zewnętrznym z umową i kaucją,
   • opcjonalny tryb offline (od planu Pro, włączany świadomie przez Właściciela w ustawieniach firmy — patrz § 12) — pracownik skanuje QR i wykonuje akcje terenowe bez połączenia z internetem, akcje są kolejkowane w pamięci telefonu i automatycznie synchronizowane po powrocie zasięgu,
   • opcjonalnego Asystenta AI (od planu Basic) — odpowiedzi na pytania w naturalnym języku, generowanie draftów rezerwacji, raporty,
   • import / eksport XLSX (sprzęt, pracownicy, lokalizacje, kategorie, pola dodatkowe),
   • pełen Dziennik audytu (kto, kiedy, gdzie),
   • publiczna Strefa „Zagubione / Znalezione" dla osób niezalogowanych skanujących QR.
2. Usługa nie obejmuje:
   • fizycznego przechowywania, transportu lub serwisowania Sprzętu Klienta — Usługa to wyłącznie ewidencja cyfrowa,
   • doradztwa prawnego, podatkowego, BHP czy serwisowego dotyczącego Sprzętu,
   • gwarancji odzyskania zagubionego Sprzętu (Strefa „Zagubione / Znalezione" to publiczna karta — sukces zależy od osoby trzeciej, która zeskanuje QR i skontaktuje się z Klientem),
   • integracji z konkretnymi systemami księgowymi, ERP czy WMS w wersji 1.0 — integracje zewnętrzne mogą zostać dodane w kolejnych wersjach.
3. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowe konfigurowanie ustawień Konta (lokalizacje, kategorie, pola dodatkowe, uprawnienia pracowników, treść komunikatu „Zagubione / Znalezione", ustawienia AI, włączenie/wyłączenie trybu offline).
4. Tryb offline — szczegóły techniczne: aktywując tryb offline w ustawieniach firmy Klient przyjmuje do wiadomości, że jego pracownicy otrzymają przy logowaniu online podpisany token offline (HMAC-SHA256, ważny 24 godziny) zapisywany w pamięci sesji przeglądarki ich urządzeń. Token (a nie PIN) jest używany do podpisywania akcji wykonywanych offline. PIN pracownika nie jest przechowywany na urządzeniu. Po wygaśnięciu tokenu pracownik musi jednorazowo zalogować się online aby otrzymać nowy. Klient może w każdej chwili wyłączyć tryb offline.
5. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian funkcjonalnych w Aplikacji w celu jej rozwoju, naprawy błędów i dostosowania do zmian prawnych. Istotne zmiany wpływające na zakres Planu Klient otrzyma na e-mail Właściciela konta z odpowiednim wyprzedzeniem.

§ 5. Plany abonamentowe i płatności

1. Aktualna oferta Planów (wersja 1.0):
   • Free — 0 PLN, do 10 sprzętów, bezterminowo, bez AI Assistant w trybie data, bez Wypożyczalni.
   • Basic — 49 PLN / mc, do 100 sprzętów, AI Assistant + 50 zapytań AI / mc.
   • Pro — 99 PLN / mc, do 200 sprzętów, AI Assistant + 100 zapytań AI / mc.
   • Max — 199 PLN / mc, do 500 sprzętów, AI Assistant + 200 zapytań AI / mc, Wypożyczalnia.
   • Vip — 299 PLN / mc, do 1000 sprzętów, AI Assistant + 500 zapytań AI / mc, Wypożyczalnia.
2. Liczba zapytań AI z planu (kolumna „AI/mc") resetuje się co miesiąc i nie kumuluje — niewykorzystane zapytania przepadają na koniec cyklu rozliczeniowego.
3. Klient może dokupić dodatkowy pakiet zapytań AI (tzw. „Pakiet uzupełniający AI") poza abonamentem; tokeny z Pakiet uzupełniającya kumulują się i przechodzą na kolejne miesiące, dopóki nie zostaną wykorzystane. Zużywane są dopiero po wyczerpaniu puli z Planu.
4. Płatności online realizowane są przez operatora płatności (Stripe / Przelewy24). Po opłaceniu Plan aktywuje się natychmiast lub po zakończeniu Okresu próbnego (jeżeli aktywny).
5. Faktura jest wystawiana bez VAT (sprzedaż zwolniona — zwolnienie podmiotowe z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) i wysyłana na e-mail Właściciela konta. Klient może wskazać dodatkowy adres e-mail do faktur w panelu rozliczeniowym. W przypadku utraty zwolnienia podmiotowego z VAT lub dobrowolnego przejścia Usługodawcy na status czynnego podatnika VAT obecna cena Planu zostanie potraktowana jako cena netto, a do każdej faktury doliczony zostanie podatek VAT według stawki obowiązującej na dzień wystawienia (aktualnie 23%). Klient zostanie poinformowany o zmianie z odpowiednim wyprzedzeniem na e-mail Właściciela konta.
6. Cykl rozliczeniowy jest miesięczny; brak długoterminowego zobowiązania.
7. Brak płatności po zakończeniu Okresu próbnego lub okresu opłaconego skutkuje przejściem Konta w stan Zawieszenia (patrz § 1 i § 3).
8. Cennik może ulec zmianie; aktualne ceny widoczne są na stronie Cennik oraz w panelu Klienta. Zmiany dotyczą wyłącznie nowych okresów rozliczeniowych — okres już opłacony nie podlega podwyżce.

§ 6. Zmiana Planu

1. Klient w dowolnym momencie może zmienić Plan w panelu, sekcja „Konto i abonament".
2. Upgrade (na wyższy Plan) — zmiana następuje natychmiast. Pozostała kwota z bieżącego okresu jest proporcjonalnie odliczana od nowej opłaty.
3. Downgrade (na niższy Plan) — zmiana następuje od najbliższego okresu rozliczeniowego. Jeśli Klient ma więcej Sprzętu niż limit nowego Planu, system wymaga najpierw usunięcia nadmiaru (downgrade jest blokowany do czasu zmieszczenia się w limicie).
4. Każda zmiana Planu jest odnotowywana w Dziennika audytu z datą, kierunkiem i danymi Członka konta, który zmianę wykonał.

§ 7. Pracownicy klienta — Członkowie konta i Pracownicy z PIN-em

1. Klient zarządza dostępem do Aplikacji w obrębie swojej organizacji. Wyróżniamy dwa typy aktorów:
   • Członek konta — osoba logująca się mailem (Magic Link / Google) do panelu. Właściciel konta jest pierwszym Członkiem konta. Pozostali są zapraszani przez Właściciela konta lub osobę z uprawnieniem „canManageUsers". Każdy Member ma indywidualny zestaw 17 uprawnień (m.in. canManageAssets, canManageUsers, canApprovePending, canEditRentals, canDeleteAssets).
   • Pracownik z PIN-em — osoba dodana przez Klienta wyłącznie do akcji terenowych. Otrzymuje PIN (4–10 cyfr) i nie ma dostępu do panelu. Może wykonać tylko 4 akcje po skanie QR: Pobieram / Zwracam / Zgłoś zagubiony / Zgłoś uszkodzony.
2. Pracownik z PIN-em może mieć poziom uprawnień self_service (akcje od razu zatwierdzone) lub requires_approval (akcje trafiają do panelu jako „pending" i wymagają zatwierdzenia przez Członka konta z uprawnieniem canApprovePending).
3. Klient ponosi odpowiedzialność za prawidłowe nadawanie i odbieranie dostępu pracownikom (np. odebranie PIN-u byłemu pracownikowi). Usługodawca dostarcza narzędzia (panel administracyjny, dezaktywacja jednym klikiem), ale nie monitoruje zatrudnienia w firmie Klienta.
4. Klient zobowiązany jest do nie używania danych osobowych jako PIN-u (PESEL, daty urodzenia, numerów telefonu). System ostrzega o tym w panelu nadawania PIN-u.
5. Członek konta może zostać zaproszony do więcej niż jednej organizacji (multi-tenancy) — w wersji 1.0 jeden e-mail = jedna organizacja, ale planowane jest rozszerzenie.
6. Pseudonimizacja przy kasacji pracownika: usunięcie pracownika nie kasuje jego rekordu w bazie (zachowujemy referencję do Dziennika audytu), ale pseudonimizuje go jako „Usunięty użytkownik #N", zerując dane PII (e-mail, telefon, PIN, uprawnienia). Klient może zażądać pełnego zapomnienia (kasacja również snapshotu w Dziennika audytu) za pośrednictwem support@sprzetfirmowy.pl.
7. Pracownicy z PIN-em nie są wliczani do limitu cennikowego — Klient może dodać dowolną liczbę Pracowników z PIN-em. Członków konta również nie są limitowani w wersji 1.0.

§ 8. Strefa „Zagubione / Znalezione"

1. Każdy Sprzęt z unikalnym kodem QR ma publiczną kartę widoczną dla osób niezalogowanych po skanie QR — Strefa „Zagubione / Znalezione".
2. Strefa „Zagubione / Znalezione" wyświetla wyłącznie informacje, które Klient świadomie skonfigurował: opcjonalny tekst (np. „Własność firmy X — znalazłeś, zadzwoń: ..."), numer telefonu kontaktowego, adres e-mail, logo firmy, link do publicznej instrukcji PDF / wideo (jeżeli Klient zaznaczył flagę „widoczne publicznie").
3. Domyślnie publiczne instrukcje są wyłączone — Klient musi explicit odhaczyć flagi visibility (np. dla instrukcji producenta, którą można udostępnić publicznie).
4. Klient ponosi odpowiedzialność za to, jakie dane umieszcza w Strefie „Zagubione / Znalezione". Nie wolno publikować tam: danych osobowych konkretnych pracowników, danych wrażliwych, treści naruszających prawo lub dobre obyczaje. Numer telefonu / e-mail w Strefie „Zagubione / Znalezione" powinien być adresem kontaktowym firmy, nie konkretnej osoby fizycznej (chyba że ta osoba wyraziła zgodę).
5. Usługodawca nie gwarantuje, że osoba znajdująca Sprzęt skontaktuje się z Klientem lub że Sprzęt zostanie odzyskany.

§ 9. Asystent AI

1. Asystent AI jest funkcją eksperymentalną. Usługodawca nie gwarantuje ciągłości jej działania, dostępności, czasu odpowiedzi ani poprawności wyników. Funkcja może być w każdym czasie ograniczona, zawieszona lub wycofana — w szczególności w przypadku nieprzewidzianych kosztów, zmian polityki dostawców zewnętrznych albo problemów bezpieczeństwa. Usunięcie lub zawieszenie Asystenta AI nie stanowi obniżenia funkcjonalności Planu w rozumieniu Regulaminu i nie uprawnia Klienta do roszczeń, w tym zwrotu części opłaty.
2. Zależność od dostawców zewnętrznych. Asystent AI działa na infrastrukturze i modelach dostawców zewnętrznych (m.in. Google — Gemini API / Vertex AI poprzez Firebase). Usługodawca nie odpowiada za przerwy, błędy, zmiany regulaminów ani wycofanie usług przez tych dostawców. W razie niedostępności dostawcy zewnętrznego Asystent AI może działać częściowo lub w ogóle nie działać.
3. Asystent AI jest opcjonalną funkcją dostępną od planu Basic.
4. Asystent oparty jest o model Google Gemini (przez Firebase Extensions / Vertex AI). Wybór silnika może być zmieniany przez Operatora w celu optymalizacji kosztów i jakości.
5. Bezpieczeństwo danych:
   • Asystent ma dostęp wyłącznie do danych Konta Klienta (jego sprzęt, pracownicy, lokalizacje, audit log) — izolacja na poziomie zapytań i Security Rules.
   • Pola wrażliwe (PIN-y, sekrety, dane innych Klientów) są filtrowane przed wysłaniem do modelu.
   • Akcje zapisu (np. utworzenie rezerwacji) są realizowane wyłącznie poprzez koszyk draftów wymagający akceptacji człowieka — Asystent NIE zapisuje danych bezpośrednio.
   • Maile generowane przez Asystenta mogą być wysłane wyłącznie do zalogowanego Członka konta (anti-prompt-injection), nigdy do dowolnego adresu z polecenia tekstowego.
6. Każde wywołanie Asystenta jest liczone do limitu zapytań/mc Planu. Koszt zależy od rodzaju operacji:
   • zwykłe zapytanie do Asystenta (chat o danych firmy) — 1 token;
   • utworzenie wersji roboczej rezerwacji przez Asystenta (tryb „📅 Rezerwacja" w pasku zapytań) — 5 tokenów (operacja obejmuje wyszukanie sprzętu, weryfikację konfliktów rezerwacji i wypożyczeń oraz zapis draftu);
   • „🤖 Znajdź instrukcję AI" w karcie sprzętu (Google Search Grounding) — 20 tokenów.
   Wywołania zablokowane przez politykę bezpieczeństwa również są logowane (z flagą was_blocked) ale nie liczą się do limitu.
7. Klient może w każdej chwili wyłączyć Asystenta AI w ustawieniach Konta. Konkretny Członek konta może mieć indywidualnie wyłączony tryb data (gating per-user).
8. Usługodawca nie gwarantuje 100% poprawności odpowiedzi Asystenta. Asystent może halucynować (zwracać dane wymyślone). Każda akcja podjęta na podstawie odpowiedzi powinna być zweryfikowana w panelu przez człowieka. Drafty rezerwacji wymagają akceptacji.
9. Wszystkie zapytania i wyniki Asystenta są zapisywane w wewnętrznym logu (aiSuggestionLogs) w celu kontroli kosztów, jakości i audytu bezpieczeństwa.

§ 10. Ograniczenie odpowiedzialności

1. Usługodawca świadczy Usługę z należytą starannością, ale nie ponosi odpowiedzialności za:
   • fizyczne zaginięcie, uszkodzenie lub kradzież Sprzętu Klienta — Aplikacja jest wyłącznie cyfrową ewidencją,
   • błędną konfigurację Konta przez Klienta (np. nadanie zbyt szerokich uprawnień pracownikowi, niewłaściwe pola dodatkowe),
   • nadużycia wewnętrzne w organizacji Klienta (np. ujawnienie PIN-u koledze, fałszywe skany, manipulacja Pracowników z PIN-em),
   • halucynacje lub błędy odpowiedzi Asystenta AI (patrz § 9 ust. 6),
   • brak skutecznego odzyskania Sprzętu przeze Strefy „Zagubione / Znalezione",
   • opóźnienia lub awarie usług zewnętrznych dostawców (Google Cloud, Resend, operator płatności, MFGov GUS), na które Usługodawca nie ma wpływu,
   • utracone korzyści Klienta (lucrum cessans) wynikające z niedostępności Usługi,
   • szkody pośrednie i wynikowe.
2. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Usługi ograniczona jest do wysokości opłat zapłaconych przez Klienta w ostatnich 3 miesiącach przed zdarzeniem powodującym szkodę. Ograniczenie to nie dotyczy szkód spowodowanych umyślnie.
3. Klient zobowiązany jest do prowadzenia własnej kopii kluczowych danych (np. eksport XLSX wykonywany cyklicznie) — Usługodawca prowadzi backupy operacyjne (Point-in-Time Recovery 7 dni + dzienny export do Cloud Storage), ale nie gwarantuje pełnego odzyskania danych w każdej sytuacji.
4. Klient ponosi odpowiedzialność za zgodność wykorzystania Aplikacji z prawem (w szczególności RODO, prawo pracy, BHP, prawo konsumenckie wobec własnych klientów Wypożyczalni).

§ 11. Dostępność usługi i prace konserwacyjne

1. Usługodawca dąży do utrzymania dostępności Usługi na poziomie 99% w skali miesiąca, jednak nie gwarantuje SLA w wersji 1.0.
2. Krótkie przerwy techniczne (deploy, konserwacja) mogą występować bez wcześniejszego ogłoszenia. Dłuższe planowane prace zapowiadane są na e-mail Właściciela konta z minimum 24h wyprzedzeniem.
3. W przypadku poważnej awarii Usługodawca może uruchomić tryb Tryb konserwacji — wszystkie Konta zobaczą komunikat o przerwie, dane są zachowane, dostęp wraca po naprawie.

§ 12. Dane osobowe i prywatność

1. Administratorem danych osobowych Klientów oraz osób zaproszonych do Konta (Członków konta, Pracownicy z PIN-em z opcjonalnym e-mailem / telefonem) jest Ozone365 Sp. z o.o.
2. Szczegółowe zasady przetwarzania danych — w Polityce Prywatności.
3. W zakresie, w jakim Klient powierza Operatorowi przetwarzanie danych osobowych dotyczących swoich pracowników i klientów Wypożyczalni, strony zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) — szablon dostępny na żądanie pod support@sprzetfirmowy.pl. Zaakceptowanie Regulaminu oznacza także zaakceptowanie standardowej umowy DPA Operatora.
4. Klient ponosi obowiązek właściwego informowania swoich pracowników i klientów Wypożyczalni o przetwarzaniu ich danych w Aplikacji (zgodnie z RODO art. 13/14).
5. Wszystkie dane Klientów są przechowywane w Unii Europejskiej (region europe-west1, Belgia) — Firestore, Cloud Functions, Storage.

§ 13. Reklamacje i wsparcie

1. Wszelkie pytania, zgłoszenia błędów, reklamacje należy kierować na adres support@sprzetfirmowy.pl lub poprzez wbudowany w Aplikację moduł „Zgłoś problem".
2. Reklamacja powinna zawierać: dane identyfikujące Klienta (NIP, e-mail Właściciela konta), opis problemu, datę i godzinę wystąpienia, kroki do reprodukcji.
3. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni roboczych od otrzymania kompletnego zgłoszenia. W przypadku skomplikowanych spraw termin może zostać przedłużony o kolejne 14 dni — Klient zostanie o tym poinformowany.
4. W przypadku uzasadnionej reklamacji Usługodawca może zaproponować: naprawę błędu, częściowy zwrot opłaty proporcjonalny do okresu niedostępności, przedłużenie Planu lub inne rozwiązanie.

§ 14. Rozwiązanie umowy

1. Klient może w dowolnym momencie zrezygnować z Usługi:
   • Zejście na Plan Free — Konto pozostaje aktywne z ograniczonymi funkcjami,
   • Zawieszenie — przerwanie płatności bez kasacji Konta (dane czekają),
   • Pełne usunięcie Konta — kasuje wszystkie dane (z zastrzeżeniem § 15).
2. Pełne usunięcie Konta wymaga: potwierdzenia przez Właściciela konta, wpisania nazwy firmy oraz kodu z e-maila weryfikacyjnego. Operacja jest nieodwracalna.
3. Skasowanie danych po Zawieszeniu. Po Zawieszeniu Konta (przerwanie płatności bez świadomego kasacji) Usługodawca ma prawo do trwałego skasowania wszystkich danych Klienta z bazy danych po upływie 3 miesięcy od momentu Zawieszenia, jeśli w tym czasie Klient nie aktywuje Konta ponownie (poprzez wybór i opłacenie Planu albo świadome zejście na Plan Free). Usługodawca poinformuje Właściciela konta mailowo z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed planowanym skasowaniem. Po skasowaniu danych zastosowanie mają zasady z ust. 3 (zachowanie hashy Mechanizm zapobiegania nadużywaniu Okresu próbnego i danych rozliczeniowych).
4. Po usunięciu Konta zachowane zostają wyłącznie:
   • zhashowane identyfikatory e-maila Właściciela konta oraz NIP-u firmy w mechanizmie Mechanizm zapobiegania nadużywaniu Okresu próbnego (patrz § 15) — przez 18 miesięcy,
   • dane wymagane do rozliczeń podatkowych i księgowych (faktury) — zgodnie z prawem przez 5 lat.
5. Klient może zażądać pełnego zapomnienia (kasacji również hashy z Mechanizm zapobiegania nadużywaniu Okresu próbnego) zgodnie z RODO art. 17 — w panelu kasacji Konta lub mailem na support@sprzetfirmowy.pl. Wybór ten oznacza, że Klient odzyskuje prawo do Okresu próbnego przy ewentualnej ponownej rejestracji.
6. Usługodawca może wypowiedzieć umowę i usunąć Konto z 14-dniowym wyprzedzeniem w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu, w szczególności:
   • wykorzystywania Aplikacji w celach niezgodnych z prawem,
   • zalewania systemu zapytaniami AI / API w sposób destabilizujący usługę dla innych Klientów,
   • publikowania w Strefie „Zagubione / Znalezione" treści naruszających prawo lub dobre obyczaje,
   • długotrwałego (powyżej 6 miesięcy) braku jakiejkolwiek aktywności w Koncie Free + niezapłaconych opłat (Konto Zawieszone).

§ 15. Mechanizm zapobiegania nadużywaniu Okresu próbnego

1. Usługodawca prowadzi mechanizm Mechanizm zapobiegania nadużywaniu Okresu próbnego mający na celu zapobieganie cyklicznemu wykorzystywaniu 90-dniowego okresu próbnego przez ten sam podmiot zakładający kolejne Konta.
2. Działanie mechanizmu:
   • Po kasacji Konta zachowywany jest wyłącznie hash deterministyczny (SHA-256 + salt globalny) e-maila Właściciela konta oraz NIP-u firmy.
   • Hash nie pozwala na odzyskanie danych pierwowzoru ani identyfikację konkretnej osoby bez ponownego użycia tych samych danych przy nowej rejestracji.
   • Przy nowej rejestracji system sprawdza, czy podane przy rejestracji e-mail lub NIP po zhashowaniu pasują do wpisu w bazie Mechanizm zapobiegania nadużywaniu Okresu próbnego. W razie dopasowania — Konto jest aktywowane, ale bez prawa do 90-dniowego Okresu próbnego (Klient może korzystać z Planu Free).
3. Retencja: wpisy w bazie Mechanizm zapobiegania nadużywaniu Okresu próbnego przechowywane są przez 18 miesięcy od kasacji Konta. Po tym okresie wpis jest automatycznie kasowany — kolejna rejestracja po 18 miesiącach jest traktowana jako nowa, z prawem do Okresu próbnego.
4. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora — ochrona przed nadużywaniem okresu próbnego, ochrona modelu biznesowego).
5. Klient może w każdej chwili zażądać pełnego zapomnienia (kasacji hashy razem z innymi danymi po kasacji Konta) — patrz § 14 ust. 4. Konsekwencja: odzyskanie prawa do Okresu próbnego, ale rezygnacja z funkcjonalności anti-abuse.
6. Usługodawca prowadzi również manualną listę blokad (administracyjny dodatek do Mechanizm zapobiegania nadużywaniu Okresu próbnego) na wypadek udokumentowanych nadużyć — w takim przypadku Konto może zostać założone w Planie Free, ale Okres próbny może być odmówiony.

§ 16. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmian Regulaminu w zakresie wynikającym z rozwoju Aplikacji, zmian prawnych lub potrzeb biznesowych.
2. O zmianach Klient zostanie poinformowany na e-mail Właściciela konta z minimum 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmian w życie.
3. Klient, który nie akceptuje zmian, może w okresie 14 dni od ich ogłoszenia rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia. Brak reakcji w tym terminie oznacza akceptację zmian.
4. Zmiany wynikające z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa wchodzą w życie z mocy prawa, niezależnie od trybu opisanego powyżej.

§ 17. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeks cywilny, ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.
2. Spory wynikające z Regulaminu rozstrzygać będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy (Pruszków, województwo mazowieckie). W stosunku do Przedsiębiorców-Konsumentów stosuje się ogólne zasady ustalania właściwości sądu wynikające z Kodeksu postępowania cywilnego.
3. Regulamin obowiązuje od dnia 11.05.2026, w aktualnej wersji 1.1 od 15.05.2026.
4. Aktualna wersja Regulaminu dostępna jest pod adresem sprzetfirmowy.pl/regulamin.html.

§ 18. Program Firm Testowych (opcjonalny)

Usługodawca może w okresach naboru otworzyć opcjonalny Program Firm Testowych — dla Klientów chcących wesprzeć rozwój Aplikacji w zamian za dłuższy bezpłatny dostęp. Uczestnictwo w Programie jest całkowicie dobrowolne i nie wpływa na standardowe warunki Konta (90-dniowy okres próbny, dostępność wszystkich planów).

1. Otwarcie naboru. Gdy Usługodawca otworzy nabór, w sekcji „Konto" w panelu Aplikacji u Właściciela konta pojawia się oferta przystąpienia do Programu. Usługodawca może otwierać i zamykać nabór w dowolnym momencie — Klient nie nabywa roszczenia o utrzymanie Programu.
2. Zgłoszenie. Wyłącznie Właściciel konta (osoba rejestrująca konto firmy) może zgłosić chęć udziału, klikając w panelu „Zgłaszam chęć udziału" i potwierdzając w okienku dialogowym pełną treść zgody. Pełen tekst zgody jest zapisywany w bazie jako snapshot oraz wysyłany e-mailem do Właściciela jako dowód udzielonej zgody. Manager / Pracownik z PIN-em / pracownik z innymi rolami NIE może zgłosić udziału w imieniu firmy.
3. Decyzja Usługodawcy. Po otrzymaniu zgłoszenia Usługodawca w ciągu około 7 dni roboczych podejmuje decyzję o jego zaakceptowaniu lub odrzuceniu według własnego uznania. Akceptacja zgłoszenia nie jest gwarantowana — Usługodawca może odrzucić zgłoszenie bez podawania przyczyny, np. gdy ma już komplet uczestników Programu na dany okres.
4. Co Klient otrzymuje po akceptacji. Klient otrzymuje 12 miesięcy bezpłatnego dostępu do wybranego przez siebie Planu, liczonych od dnia akceptacji zgłoszenia (NIE od dnia zgłoszenia). Klient może samodzielnie wybrać i zmieniać Plan w trakcie trwania okresu — zmiana planu nie zmienia daty końca okresu. Po jego upływie obowiązują standardowe zasady cennika.
5. Zobowiązania Klienta. Klient zobowiązuje się do przekazywania Usługodawcy regularnych informacji zwrotnych o korzystaniu z Aplikacji (uwagi, propozycje, zgłoszenia błędów) oraz do otrzymywania wiadomości e-mail o rozwoju produktu (zazwyczaj 1× w tygodniu — rzadziej gdy nie ma nowości, częściej przy ważnych poprawkach lub incydentach). Brak feedbacku przez dłuższy czas nie powoduje automatycznego przerwania Programu, ale Usługodawca może przerwać Program z 14-dniowym wyprzedzeniem mailowym jeśli uzna, że cele Programu nie są realizowane.
6. Rezygnacja. Klient może w każdej chwili zrezygnować z udziału w Programie pisząc na adres support@sprzetfirmowy.pl. Po rezygnacji Usługodawca ręcznie wyłączy aktywny okres bezpłatny — Konto przechodzi na standardowe zasady cennika (zachowuje wybrany Plan, ale od momentu wyłączenia obowiązują regularne opłaty miesięczne, jeśli plan jest płatny).
7. Zakres zgody marketingowej. Zgoda udzielona w ramach Programu dotyczy WYŁĄCZNIE informacji o rozwoju produktu (changelog, tips & tricks, ważne aktualizacje). NIE jest tożsama ze zgodą na newsletter marketingowy ani oferty handlowe — te zgody Klient może udzielić osobno w sekcji „Konto → Zgody marketingowe".
8. Liczba zgłoszeń. Każde Konto może mieć w danym czasie tylko jedno aktywne lub oczekujące zgłoszenie. Po odrzuceniu zgłoszenia, ponowne zgłoszenie z tego samego Konta wymaga interwencji Usługodawcy (np. po wyjaśnieniu okoliczności).
9. Brak roszczeń finansowych. Klient nie nabywa żadnych roszczeń finansowych wobec Usługodawcy z tytułu przekazywanego feedbacku ani zgłoszonych pomysłów. Pomysły Klienta na rozwój produktu mogą zostać zaimplementowane bez wynagrodzenia, kredytu autorskiego ani innej rekompensaty (analogicznie do standardowego User Feedback w aplikacjach SaaS).
10. Audit i transparentność. Każde zgłoszenie do Programu jest rejestrowane w Dzienniku audytu (kto zgłosił, kiedy, jaki tekst zgody zaakceptował). Klient otrzymuje na e-mail Właściciela kopię tej informacji jako dowód udzielonej zgody (RODO art. 7 ust. 1).